1. Vytvorte si mapu projektu
Každý projekt má nejaký cieľ, kvôli ktorému vznikol. Predtým, než sa pustím do akejkoľvek práce, musím si vytvoriť mapu projektu. Vďaka nej zistím, ako sa k tomuto cieľu dostať čo najefektívnejšie. Mapa projektu mi definuje viacero dôležitých informácií, od ktorých sa počas vedenia projektu odrážam:
- aké úlohy musím zabezpečiť pre úspešné splnenie projektu
- aké medzikroky sú potrebné pre zabezpečenie úloh
- ktoré úlohy na seba nadväzujú
- ktoré úlohy majú vyššiu prioritu
- časová postupnosť úloh
- kde mi vzniká najväčší časový tlak
- kto je zodpovedný za jednotlivé úlohy
2. Držte sa zásad správneho zadávania úloh
Hlavnými zásadami, ktorými sa ja držím pri zadávaní úloh sú - ČO, KTO, DOKEDYČO - čo treba spraviť
Začínam opisom želaného stavu, kedy je úloha považovaná za splnenú. V tomto momente je však dôležitá aj spätná väzba, resp. verifikácia od kolegu, ktorému úlohu zadávam, či opisovaný výsledok vnímame rovnako. Nechcem predsa dostať nedotiahnutú úlohu kvôli malému komunikačnému nedorozumeniu, či nepochopeniu. :)KTO - kto je zodpovedný
Spravidla, komu danú úlohu zadávam, ten je za ňu aj zodpovedný. Ideálne je prideľovať zodpovednosť nie len za úlohu, ale za výsledok, ktorý má z nej plynúť. Kvôli tomu musí kolega vedieť, čo je cieľom úlohy, resp. kam nás má jej splnenie posunúť.Príklad: Nechcem mať len nakreslené banery, ale chcem mať nakreslené banery, ktoré zaujmú cieľovú skupinu.Nechcem mať len spustené PPC kampane, ale chcem mať spustené PPC kampane, ktoré prinášajú klientovi zisk.
DOKEDY - dokedy je potrebné danú úlohu vykonať
V tomto bode sa nebudem príliš rozpisovať, zadanie každej úlohy musí mať vždy jasný deadline, aby sa z nej nestala tzv. večná úloha (robí sa stále a nikdy nie je dokončená).
3. Prevezmite zodpovednosť za projekt + krízový manažment
Nezabúdajte, že hoci máte vytvorenú super mapu projektu, rozdelené úlohy podľa správnych zásad, projektový manažér ste stále vy. A za celý projekt zodpovedáte stále vy. A nie je výnimkou, že v priebehu projektu sa vyskytnú nejaké ťažkosti, či nepredvídateľné udalosti, ktoré je potrebné urgentne riešiť. V takom prípade vstupujete do pozície krízového manažéra, aby sa projekt nezasekol. Dôležité je nepodľahnúť panike a nezačať sa vzájomne obviňovať. Či už ide o klienta, alebo kolegu, všetkým stranám ide o spoločné riešenie, vďaka ktorému projekt vznikol a na to sa treba sústrediť.
Ja v krízových situáciách postupujem spravidla takto:
- analýza problému, prečo vznikol, čo ho spôsobilo
- aké sú možnosti odstránenia, ktorá z nich je najefektívnejšia
- zhodnotenie dopadu na celý projekt, či je potrebné upraviť úlohy, zodpovednosti a termíny
- prevencia, aby sa chyba do budúcna neopakovala
- odkomunikovanie na klienta
4. Priebežne kontrolujte stav projektu
S úspechmi sa radi chválime, pri neúspechoch mlčíme. Teda aspoň väčšina z nás. Preto nestačí len zadať úlohy, zodpovednosti a termíny. Potrebné je aj priebežne kontrolovať, či ide všetko podľa plánu, či sa všetko stíha načas, či nie je potrebné nejako pomôcť a pod. Práve to je skvelý spôsob, ako predísť krízovým situáciám.Pri každom splnení úloh v zodpovedajúcej kvalite a včasnom termíne nezabudnite zodpovedným poďakovať a pochváliť ich. Sú to práve oni, vďaka čomu projekt funguje. :)
5. Venujte čas dostatočnému odkomunikovaniu výsledkov
Komunikácia je silnou zbraňou každého projektového manažéra. Okrem správneho odkomunikovania úloh, o čom sme sa už bavili, je dobré vedieť odkomunikovať (predať) aj výsledky. Práve to je to, čo klient v konečnom dôsledku vidí, a čo ho zaujíma najviac. Pri zbežnom odovzdaní projektu môže projekt pôsobiť ako brnkačka, nič výnimočné, čo by zvládol každý. Ale keď zadávateľa informujete o podrobnom procese, úskaliach a problémoch, ktoré bolo treba vyriešiť a vyriešili ste ich a navyše projekt skončil úspešne, bude vedieť, že je v dobrých rukách a obráti sa na vás aj nabudúce.
