True story ako komunikovať čo najefektívnejšie
Jeden z dôležitých faktorov úspešnosti online reklamných kampaní, ktoré zveríte do rúk agentúre, je komunikácia. Môže to znieť ako samozrejmosť, ale skúsenosti nás učia, že je to faktor, na ktorom neraz stojí (alebo padá?) akákoľvek spolupráca. Komunikácia v súvislosti s online marketingom, ktorý necháte na profesionálov, má viacero častí:
- Komunikácia v rámci Vašej firmy (objednávateľ)
- Komunikácia medzi Vašou firmou a agentúrou
- Komunikácia v rámci agentúry
Komunikácia v rámci Vašej firmy (objednávateľ)
Ako komunikovať v rámci firmy? Predtým, než kontaktujete online agentúru, je vhodné si vo Vašej firme vyjasniť (ak nie ste firma o jednej osobe, tá môže tento krok z časti vynechať J), čo od agentúry potrebujete a očakávate (aj keď s tými očakávaniami je to niekedy zložitejšie... Zadefinujte si položky, ktoré chcete delegovať pod agentúrnu správu, určite osoby, ktoré sú zodpovedné za podklady, zapracovanie, či nasadenie, a vyberte 1 (slovom JEDNU) osobu, ktorá bude s agentúrou komunikovať. Toto je veľmi dôležité kvôli komunikačnému šumu. V tejto časti sa už časť komunikácie prelína a vzniká (vznikajú):
Komunikácia medzi Vašou firmou a agentúrou
Ako komunikovať vzájomne čo najefektívnejšie? Neraz sa nám stalo, že klient na nás komunikoval (volal/písal/stretával sa) prostredníctvom dvoch (pomooc), nebodaj troch (pomoooc), či štyroch osôb (pomooooc). Dopadne to väčšinou tak, že „pravá ruka nevie, čo robí ľavá“, k nám ako agentúre sa dostávali protichodné informácie a hrozilo, že veľa vecí ostane nedoriešených (kým sa u klienta medzi sebou nedohodli), nesprávne vyprodukovaných (dezinformácie), či zabudnutých (komunikačný šum). Aby sme sa vyhli chybám z dôvodu komunikácie viacerých osôb za jednu stranu, aj my v agentúre máme pre túto vec určeného človeka – account managera. Ten je spojovacím článkom medzi Vami a nami. Celá Vaša komunikácia by ma la teda smerovať na neho (okrem výnimočných prípadov, ktoré si medzi sebou ad hoc dohodneme). Keď už spolu komunikujeme (one to one): je fajn dať našej „spoločnej reči“ nejakú tú „štábnu kultúru“. Ak komunikujeme často prostredníctvom e-mailov, nemusíme sa navzájom SPAMovať. Prosby/pripomienky/informácie na dennej báze spájajme do jedného e-mailu. Veci k jednej téme spájajme do jedného emailu. Podklady pre agentúru ohľadne istej časti marketingu spájajte do jedného e-mailu. Ušetríme si tak množstvo času, nervov a chýb. Napríklad, pri tvorbe webu nám v mnohých prípadoch klienti posielajú časti vlastného copywritu, fotografie, náčrty, prihlasovacie údaje, časti grafík, atď. Je toho naozaj požehnane, a ak má (pre)motivovaný biznis partner akurát veľmi produktívny deň, dokáže nás zahltiť desiatkou e-mailov s podkladmi, z ktorých je celkom zložité (a časovo náročné) „vysomáriť sa“. Preto nás potešíte, ak si obsah a podklady na web (kampaň/grafiku/katalóg...) najprv vytriedite a dáte u seba dokopy, a až potom nám ich všetky naraz v jednom e-maile pošlete.
Komunikácia v rámci agentúry
Account manager rozdistribuuje informácie od Vás medzi agentúrny tím. Zabezpečí, aby sa podklady dostali k špecialistom, ktorí budú s nimi priamo pracovať, odkomunikuje Vám ich prípadné ďalšie otázky („To fakt mám vymyslieť reklamu na toto?“)/potreby („Z tohto klienta ošediviem, mal by mi doživotne platiť farbu na vlasy“) /stanovisko („Toto sa fakt nedá!“). Ale nie, takéto príklady nepoznáme :) U nás v EnterCompany máme pondelkovú rutinu – tzv. prechádzanie si klientov. Vtedy si celý tím spoločne prechádzame aktuálny stav prác každého klienta, plánujeme ďalšie kroky, rozdeľujeme úlohy, ale tiež aj zdieľame úspechy/zlyhania. Takto sa snažíme aj navzájom medzi sebou motivovať a poučiť z chýb, aby sme ako tím napredovali. Ako sme si uviedli aj na príkladoch vyššie, zodpovednosť je na oboch stranách, a všetci sa máme stále v čom zlepšovať. Tak „Dokumunikovania!“ :)
